CÁCH SOẠN THẢO VÀ LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN THEO L/C – D/C TRƯỚC KHI CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ (L/C – D/C) TRƯỚC KHI CHẤP NHẬN THANH TOÁN HỐI PHIẾU (Draft – Bill of Exchange).

Có rất nhiều loại chứng từ được yêu cầu phải xuất trình trong thư tín dụng L/C (D/C). Thông thường chứng từ do người xuất khẩu lập hoặc hoặc được bên thứ 3 (cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan đại diện tại nước xuất khẩu, công ty kiểm định / giám định) ký phát theo hồ sơ yêu cầu của người xuất khẩu nhằm mục đích phục vụ cho người nhập khẩu nhận được đủ hàng đúng chất lượng, đúng quy định theo pháp luật của nước nhập khẩu và phục vụ cho việc người xuất khẩu nhận đủ tiền từ ngân hàng khi xuất trình bộ chứng từ thanh toán theo L/C – D/C.

Cách soạn thảo (người XK) và cách kiểm tra (người NK) một số loại chứng từ thường gặp trong thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng (L/C – D/C):

1. Soạn thảo và Kiểm tra Hối phiếu (Draft – Bill of Exchange):
– Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu.

– Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền.

– Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn.

– Kiểm tra thời hạn thanh toán ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán L/C trả ngay hoặc at…days sight nếu là thanh toán L/C có kỳ hạn.

– Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát (drawer), người trả tiền (drawee). Theo UCP 600 – Uniform Customs and Practice for Documentary Credits và ISBP – International Standard Banking Practice, người trả tiền là ngân hàng mở L/C.

– Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không?

– Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo. Một số trường hợp bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hối phiếu (Draft – Bill of Exchange):
+ Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ của các bên có liên quan.
+ Hối phiếu chưa ký hậu.
+ Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá hoá đơn.
+ Ngày ký phát hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C.
+ Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác.

2. Soạn thảo và Kiểm tra Hóa đơn (Commercial Invoice):
– Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không?

– Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không?

– Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không? (Theo UCP 600, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên). Nếu hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued by third party is acceptable hay third party acceptable.

– Mô tả hàng hóa trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không?

– Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng (Incotrems 2010), điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không…

– Kiểm tra hoá đơn về các dữ liệu mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng,… và các thông tin khác ghi trên hoá đơn như: số L/C, loại L/C và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không? Bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hoá đơn thương mại (Commercial invoice):
+ Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác với L/C và các chứng từ khác.
+ Số bản hoá đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C.
+ Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá trên hoá đơn không chính xác / không khớp với nội dung của L/C.
+ Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.

3. Soạn thảo và Kiểm tra vận đơn đường biển / hàng không (Bill of Lading / Air way Bill):
– Các dữ kiện về vận tải hàng hoá không phù hợp với B/L (AWB).

– Không có chữ ký theo quy định của L/C Vận tải đơn.

– Kiểm tra số bản chính được xuất trình.

– Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không, vận đơn đa phương thức… Căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp không?

– Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở (hãng tàu / đại lý hãng tàu / Forwarder) hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán.

– Kiểm tra mục người gửi hàng. Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như vậy.

– Kiểm tra mục người nhận hàng (Consignee): đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cách nghiêm ngặt. Trong thực tế, có hai cách phổ biến quy định mục Người nhận hàng như sau:

+ Made out to order blank endorsed ( B/L được lập theo lệnh người gửi hàng và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi to order và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L.
+ Made out to order of Asia Commercial Bank, Dong nai Branch. Mục người gửi hàng trên B/L phải ghi To the order of Asia Commercial Bank, Dong nai Branch và người gửi hàng (Shipper) không ký hậu. Nếu mục này không ghi chính xác ACB chi nhánh Đồng nai thì vận đơn cũng không được chấp nhận.

– Kiểm tra mục thông báo (Notify party): Mục Notify party trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy đủ của người làm đơn xin mở L/C.

– Kiểm tra tên cảng xếp hàng (port of loading) và cảng dỡ hàng (port of discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không?

– Kiểm tra điều kiện chuyển tải (Partial shipment): Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải (transhipment prohibited), trên B/L không được thể hiện bất cứ bằng chứng nào về sự chuyển tải. Nếu việc chuyển tải xảy ra, ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn.

– Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không? Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá. Đặc biệt ngân hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu container, số seal hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing List.

– Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng (shipped on board B/L) hoặc vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L). Loại vận đơn này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấp nhận của người nhập khẩu.

– Kiểm tra mục cước phí vận tải biển / hàng không có phù hợp với quy định của L/C hay không? Do ở Việt Nam, hàng hoá nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện giao hàng CIF và CFR nên hầu hết các L/C quy định cước phí trả trước (freight prepaid). Nếu vận tải đơn nêu cước phí phải thu (Cước trả sau – Freight to collect) thì nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ này.

– Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng…

– Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn có hợp lệ hay không? Các bất hợp lệ thường gặp ở vận đơn (Bill of lading / Air way bill):

+ Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp theo quy định của L/C.
+ Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập (chữ ký và con dấu).
+ Vận đơn thiếu tính chính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này.
+ Số L/C và ngày mở L/C trên vận tải đơn không chính xác.
+ Các điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không theo đúng quy định của L/C.
+ Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ bảo hiểm, hoá đơn…

4. Soạn thảo và Kiểm tra Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy / Insurance certificate):
– Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: Chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy) hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).

– Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C.

– Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không?

– Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm. Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn thương mại. Do vậy, Phải đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo quy định của L/C.

– Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định của L/C hay không? đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu (người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng (blank endorsed) tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với chứng từ vận tải.

-Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm: Căn cứ theo điều 34e UCP-500 chứng từ bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L. Nếu ngày lập chứng từ bảo hiểm sau ngày lập vận đơn, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán.

– Kiểm tra nội dung mô tả hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hoá và số liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác. Theo điều 37c UCP-500, việc mô tả hàng hoá có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C.

– Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C hay không?

– Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thườn phải phù hợp với quy định của L/C.

– Kiểm tra phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa? (đối với trường hợp L/C quy định phải ghi rõ).

– Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không? Thông thường trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro (all risks), rủi ro chiến tranh (war risk), rủi ro đình công (strike risk)… Kiểm tra phần này căn cứ theo điều 35a và 35b UCP 500. Các bất hợp lệ thường gặp đối với chứng từ bảo hiểm (Insurance policy / Insurance certificate):
+ Số bản chính được xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C.
+ Tên hoặc địa chỉ của các bên liên quan đến chứng từ bảo hiểm không chính xác.
+ Chứng từ bảo hiểm không ký hậu chuyển quyền sở hữu bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu.
+ Mô tả hàng hoá và những thông tin khác không khớp với L/C hoặc các chứng từ khác.
+ Mua bảo hiểm sau khi giao hàng lên tàu hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo hiểm.
+ Không nêu số lượng bản chính được phát hành.
– Không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm.
– Không nêu tổ chức giám định hàng hoá hoăc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định L/C.

5. Soạn thảo và Kiểm tra Phiếu đóng gói (Packing list):
– Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phù hợp với quy định của L/C hay không?

– Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không?

-Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ khác. Các bất hợp lệ thường gặp đối với packing list:
+ Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C.
+ Thông tin về các bên lliên quan không đầy đủ và chính xác.
+ Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng.

6. Soạn thảo và kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original – C/O):
– C/O do cơ quan có thẩm quyền (ở Việt Nam là Phòng thương mại và Công nghiệp / Phòng XNK thuộc cục XNK Bộ công thương) hoặc người sản xuất hoặc người thụ hưởng lập (nhằm xác nhận nguồng gốc, nơi sản xuất, nơi khai thác hàng hóa) theo quy định của L/C. Cần chú ý loại C/O. Ví dụ: C/O form D, C/O form E, C/O form AK…

Lập và kiểm tra Nội dung chính của C/O:
– Tên, địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo có đúng theo quy định của L/C hay không?
– Chi tiết về vận tải: nước đi, nước đến, tên PTVT (tên tàu, số chuyến), số B/L… có phù hợp với B/L hoặc AWB hay không?
– Nơi xuất xứ của hàng hóa.
– Tên hàng, quy cách hàng, số lượng, trọng lượng, ký mã hiệu… phải đồng nhất với các chứng từ khác.
– Số và ngày invoice trên C/O phải trùng với số và ngày của Commercial invoice.
Quy tắc xuất xứ hàng hóa (WO, CC, CTH, RVC …%)
– Xác nhận của Cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ theo quy định của L/C.
– Phần xác nhận của người xin cấp C/O.

7. Soạn thảo và Kiểm tra Các chứng từ thanh toán quốc tế khác:
– Ngoài các chứng từ kể trên, Người lập / kiểm tra bộ chứng từ thanh toán theo L/C (D/C) cũng cần chú ý kiểm tra các chứng từ sau theo nguyên tắc đã nêu ở trên, trong đó có các chứng từ sau:

+ Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Analysis certificate / report).

+ Giấy chứng nhận hun trùng / khử trùng (Fumigation Certificate).

+ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Certificate of phytosanitary).

+ Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Animal product sanitary inspection certificate)

+ Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate – Health certificate).

+ Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng (Certificate of quality and quantity)

+ Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality).

– Các chứng từ này phải được lập hoặc có xác nhận ngày tiến hành kiểm nghiệm/ kiểm dịch / chứng nhận… là trước ngày giao hàng và phải tuân thủ theo quy định trong L/C. Người cấp các loại giấy chứng nhận này là bên thứ 3 như công ty giám định (SGS, Interket…), công ty khử trùng, các Chi cục kiểm dịch,…

– Hoá đơn bưu điện gửi 1/3 bộ chứng từ thanh toán theo L/C (Courier receipt): ngày nhận chứng từ phải nằm trong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ.

– Các điện, fax thông báo giao hàng: thời hạn thông báo phải phù hợp với quy định của L/C.

Và còn nhiều loại chứng từ khác nữa tùy theo đặc thù của hàng hóa XK và theo nhu cầu của nhà NK được quy định trong L/C.

Nói tóm lại, Người nhập khẩu yêu cầu những chứng từ gì (đã được quy định rõ trong L/C) thì người xuất khẩu phải xuất trình những chứng từ đó cho ngân hàng. Mỗi loại chứng từ có chức năng và tác dụng riêng. Các chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất và hợp pháp thỏa mãn được yêu cầu của người mua / người NK thì mới được trả tiền.

>>Wiki Thủ Tục Hải Quan - Logistics Việt Nam<<

☻Bài học thì rất nhiều nhưng quan trọng là có nhớ được nó hay không. ☻Hãy loại bỏ từ "giá như" và những từ đồng nghĩa với nó ra khỏi cuộc sống.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.